如今，新技術產品不斷涌現，會議一體機管理系統已成為許多企事業單位日常辦公管理的產物，該系統具有提高會議效率和公共資源管理的功能。會議預約系統是由人和計算機組成的集信息采集、傳輸、存儲、維護和使用于一體的會議管理系統。預約時，可以鎖定會議時間段，解決會議時間沖突問題。此外，會議預訂系統還提供了會議室預訂信息共享平臺，方便了解會議室入住情況。會議管理系統還支持任命和審核機制，方便管理人員對會議室進行管理。以下是會議預訂系統的四個功能。

1、會議集中控制、集中管理
會議預約系統可以在不同地點、不同受眾、不同時段播放不同的會議信息內容，無需人工換卡插卡。無論你是在國內還是國外，只要你有聯系，你就可以應付。這樣，包括會議室開放、預訂信息、簽到情況等信息，以及各種會議宣傳和品牌展示項目都可以通過系統進行。
2、信息實時發布
會議預約系統的一體機除了顯示會議信息外，還可以在空閑時發布緊急信息、緊急事件和媒體文件，實現銀行外匯、資金利率、政策法規的同步發布，推廣活動、天氣預報、時鐘等即時信息，從而提升企業形象，提升游客的友好體驗度。
3、穩定性
會議預訂系統的組成是通過高效穩定的嵌入式設計實現的。該軟件安全系數高，工作穩定，能防止網絡病毒等有害程序的感染。
4、分屏顯示
智能平板電腦可以同時播放音視頻、圖片、文字等信息組合，也可以同時顯示企業廣告和宣傳，解決了只降低廣告關注度或娛樂節目沒有廣告價值的矛盾。除了上述常見功能外，還有許多獨特的功能。該會議室預訂系統還將具有統計功能，可與公司管理軟件集成，根據不同時間段統計使用情況，并生成實際會議報告。會議信息顯示功能也比較獨特，包括會議日程安排、會議室搜索方式、公司推廣視頻等。

        隨著公司規模的不斷擴大和國內外業務的擴大，會議室預訂管理系統所帶來的經濟效益將越來越多。會議一體機也以高效率、低成本、高便捷的視頻會議成為更多企業的共同選擇。